Introducción a los requerimientos legales de tu sitio web
Términos y Condiciones, Política de Cookies, Política de Privacidad y el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés).
Asuntos legales... Un tema de esos que a los creativos nos gusta echar debajo de la cama -junto a los temas contables- para no tener que verlos ni lidiar con ellos siempre que pueda evitarse.
La penosa realidad es: son temas que no pueden evitarse... No, la contabilidad tampoco.
Escribo este blog post porque justo he actualizado el Aviso Legal y el Aviso de Privacidad de mi sitio web y me hubiera encantado contar con una guía por superficial que fuera que, en un tono más amigable y terrestre, me acompañara a realizar esta tarea.
De hecho a sido de los posts que más trabajo me ha costado escribir porque ni lo quería empezar. La verdad es que tratar con estos asuntos es de esas cosas que acompañan al hecho de tener un negocio propio que me hacen replantearme la idea de volver a trabajar para alguien más.
Pero también es cierto que una vez que se resuelven, está hecho y podemos volver a lo que nos gusta de ser independientes ;)
Muy importante antes de comenzar:
Disclaimer 1: No soy abogado. La abogacía es una de las profesiones que, debido a mi personalidad y a la forma en que mi cerebro funciona, queda muy abajo en la escala de profesiones a las que pude haberme dedicado si no fuera diseñadora web. Así que este artículo no debe ser considerado como consejo legal por ningún motivo.
Disclaimer 2: Las leyes de cada país son diferentes. Lo que te comparto en este artículo es lo que he aprendido e investigado para cubrir los requerimientos legales de mi sitio web, pero estos pueden diferir de los requerimientos legales de tu sitio.
Habiendo hecho las aclaraciones necesarias, te sigo contando:
Me he puesto a la tarea de actualizar el Aviso Legal y el Aviso de Privacidad de mi sitio web porque justo dentro de una semana, el 25 de mayo, entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos que protege a usuarios de la Unión Europea.
-¿Pero, Ale, por qué te afecta si estás en México?- Me podrías preguntar.
Mi negocio está en México, pero este nuevo reglamento no sólo afecta a los negocios (individuos y organizaciones) afincados en la UE, sino a todos aquellos negocios que tratemos datos personales de habitantes de la UE.
¿Qué es la GDPR?
El Reglamento General de Protección de Datos se encargará de regular cómo es que los individuos u organizaciones podrán recolectar, usar y retener datos personales de los usuarios de internet pertenecientes a la Unión Europea.
Esto quiere decir que, no importa dónde es que tu negocio se encuentre ubicado, si entre tus clientes o suscriptores cuentas con habitantes de la EU, debes atenerte a lo que este reglamento disponga.
Entre los puntos más importantes que debemos atender de este reglamento, se destacan:
→ Consentimiento explícito:
Requieres el consentimiento explícito e inequívoco del usuario para recopilar sus datos.
Puedes revisar que los textos que acompañan tus formularios de suscripción para asegurarte de que tu lenguaje es extremadamente claro al momento de solicitar nombre, e-mail, etc.).
También puedes implementar un doble opt-in, donde el futuro suscriptor tendrá que confirmar la suscripción antes de quedar registrado en tu base de datos.
→ Uso y transferencia de información:
Debes informar a tus usuarios cuando sus datos personales sean compartidos con terceros.
Podrás llevarte la mano al corazón y jurar que nunca compartirías la información de tus clientes y suscriptores, pero quiero que te lo pienses dos veces antes de hacerlo porque es 99% seguro que lo harás.
Por ejemplo si cuentas con un proveedor de correo electrónico, en mi caso Mailchimp (puede ser Convert-Kit, Infusion Soft, Meiler-lite etc.), estarás compartiendo los datos personales recopilados en tu web con un tercero, en este caso la compañía que te provea de este servicio.
Es muy importante que en tu Política de Privacidad incluyas un apartado donde expliques puntualmente quiénes son tus proveedores y dónde podría tu usuario saber más sobre las políticas de privacidad de estos proveedores.
Además, será importante que te asegures de que tus proveedores operan acorde al Reglamento General de Protección de Datos.
Si quieres saber cómo es que Squarespace se ha preparado para la GDPR, puedes encontrar información aquí: https://support.squarespace.com/hc/en-us/articles/360000851908
→ Acceso a la información:
Tus usuarios deben contar con acceso fácil a su información y podrán solicitar en cualquier momento que los elimines de tu base de datos.
Para cumplir con este punto, me he asegurado de incluir el correo de contacto de Ale Zenteno en varios apartados de mi política de privacidad, ademas del contar con el botón de contacto en el pie de página de mi web.
También es buena idea que en el correo de bienvenida a tus nuevos suscriptores, incluyas indicaciones de cómo podrían darse de baja de tu lista en caso de querer hacerlo.
→ Protocolo en caso de posible fuga de información:
Esto es algo que me queda un poco pendiente. Pero como medida inmediata, he extremado la seguridad de mis cuentas de Mailchimp y Zoho con protocolos de doble identificación.
En mi caso son pocas las compañías con las que comparto los datos personales de mis usuarios y no tengo empleados, lo que me facilita mucho tener control sobre la información. Esto puede verse de forma diferente según el tamaño de tu empresa.
→ Contar con una Política de Privacidad:
Bueno, esto no tendría ni por qué decirlo, pero de cualquier forma quiero resaltarlo.
Entiendo perfectamente que cuando vamos empezando y/o somos un pequeño negocio, plantearnos la idea de contratar a un abogado para este tipo de cosas puede ser complicado.
Mi sugerencia es que en la primera oportunidad que tengas para pasar este tipo de Avisos y Políticas por el ojo de un profesional, LO HAGAS. Mientras tanto, la mejor solución para no brincarnos este importante punto es crear una página en tu web donde abordes estas cuestiones de la forma más transparente posible, no te quedes nada.
Puedes revisar la política de privacidad de algún otro profesional con un giro similar al tuyo y armar tu propia política adaptándola a los requerimientos y necesidades de tu negocio. ¡No copies y pegues!
Algunas generalidades a tener en cuanta al momento de crear tu propia Política de Privacidad:
✔ Incluye los datos de identificación de tu negocio y destaca cuál es el medio más eficaz para entrar en contacto contigo.
✔ Establece cuál es la finalidad del tratamiento que das a los datos personales.
✔ Indica el periodo de tiempo por el que los datos serán tratados.
✔ Señala la forma legítima con la recopilarás los datos.
✔ Se muy puntual y provee cuanta información te sea posible sobre terceros con quienes los datos personales podrían ser compartidos con qué finalidad los compartes.
✔ Establece los derechos que tienen los usuarios de tu web respecto a sus datos. (Ej. Solicitar su info en cualquier momento o darse de baja).
¿Cómo he abordado estas legalidades en mi web?
Antes de la última actualización que he hecho de mi Aviso Legal y de mi Aviso de Privacidad, contaba con una única página en mi web en la que abordaba tanto los términos y condiciones de uso, como la escueta política de privacidad con la que solía contar este sitio.
Ahora que he enriquecido los documentos, lo he dividido en dos Avisos:
El Legal: Donde quedan estipulados los Términos y Condiciones de uso de esta web.
El de Privacidad: Donde queda estipulada la Política de Privacidad y la Política de Cookies.
Además he creado una cover page para ligar los dos Avisos si es que quiero hacer alusión a ellos brindando un sólo enlace, por ejemplo en mis formularios de registro y suscripción.
Algunas generalidades a tener en cuanta al momento de crear tu propio Aviso Legal:
✔ Incluye los datos de identificación de tu negocio y destaca cuál es el medio más eficaz para entrar en contacto contigo.
✔ Indica cuál es la finalidad de tu aviso legal.
✔ Señala cuál es el uso debido y cuál es el uso indebido de tu sitio web.
✔ De aplicar, menciona las responsabilidades de las que podrías excluirte en determinados casos. (Por ejemplo, si alguna web ajena incluye un enlace a tu sitio, podrías querer excluirte de tener algún tipo de relación con los titulares de dicha web).
✔ Incluye términos de uso de los contenidos gratuitos (blog, imágenes, logos, etc) y no gratuitos (servicios, productos, licencias) de tu web.
✔ Establece tu propiedad intelectual sobre los contenidos de tu web.
✔ Señala cuál es el uso no autorizado de tus contenidos.
✔ Indica las generalidades de tu política de reembolsos y garantías así como de cancelaciones a membresías o periodos de prueba.
✔ Destaca qué sucedería en caso de que el usuario incumpliera con alguno de los puntos anotados en tu aviso.
Algunas generalidades a tener en cuanta al momento de crear tu propia Política de Cookies:
✔ Comienza explicando qué son las cookies*.
✔ Señala puntualmente el tipo de cookies que utiliza tu web. En el probable caso de contar con cookies de terceros, indica a qué compañías pertenecen y para qué se utilizan*.
✔ Provee información sobre cómo podría el usuario desactivar las cookies de su navegador. Esto quiere decir que tendrás que señalar cómo podría hacerlo desde los diferentes navegadores comúnmente usados.
✔ Advierte al usuario lo que podría suceder en caso de que desactive las cookies de su ordenador.
*Para ayudarte con esta Política, seguramente te será útil visitar el artículo de Modelos y Contratos que aborda este tema ;) https://www.modelosycontratos.com/2016/04/aviso-cookies-pagina-web/
Extra tip
En todos los casos, mantén la consistencia en tu lenguaje. Por ejemplo:
Si haz decidido escribir en tercera persona, mantente así durante todo el texto.
Si haz decidido referirte a ti misma como PROPIETARIA DE LA WEB, hazlo así durante todo el texto.
Si hablas de los visitantes a tu web como USUARIOS, no cambies de término.
¿Dónde pongo todo esto en mi web?
El pié de página de tu web es el lugar ideal para poner los enlaces a tus Avisos, Políticas y/o Términos y condiciones.
Además, en algunos países es necesario habilitar un banner que indique el uso de cookies en la web y que provea el enlace de acceso a la Política de Cookies para los usuarios.
Un texto muy general que puedes incluir en este banner es:
"Usamos cookies y tecnologías similares para manejar este sitio web y ayudarnos a entender cómo lo usas."
Pero recuerda que este blog no brinda consejo legal, así revisa qué información debes incluir según tu país.
¿Cómo crear el Banner de Política de Cookies en Squarespace?
Squarespace cuenta con un una forma integrada a su plataforma para habilitar este banner.
Para ello, en tu menú principal debes dirigirte a:
Configuración→ Avanzado→ anuncio de ue cookie
y checar la casilla para habilitar el banner.
Mi problema con esta función es que se ve HORRIBLE y lo que le sigue, y no hay manera de personalizar el banner en lo absoluto :(
Ejemplo del banner de política de cookies en Squarespace
No dispuesta a recibir con ese banner espantoso a los visitantes de mi web, he optado por utilizar el Pop-up promocional que también es una función integrada en Squarespace.
¡OJO! Esta función sólo está disponible del Plan Business en adelante.
Podría parecer que no es buena idea sacrificar el uso de este Pop-up para esta tarea, pero me consta que en mi caso, las suscripciones a mi lista no llegan gracias a este Pop-up así que prefiero utilizarlo para esto ya que tengo mucho mayores posibilidades de personalización.
Para encontrar el Pop-up, en tu menú principal debes dirigirte a:
Configuración→ Marketing → ventana emergente
y habilitar el pop-up llevando el "switch" al lado derecho.
Ejemplo del pop-up promocional en squarespace usado para destacar el uso y política de cookies.
Bonus Track
Incluir una designación de derechos de autor
Esto es menos complejo de lo que parece. Establecer propiedad sobre los contenidos de tu web puede hacerse de forma simple incluyendo el símbolo de copyright (©), la palabra “Copyright” o la abreviatura “Copr.” al pie de página de tu web. Seguido de ello escribirás el nombre de tu empresa y a continuación el año en que publicaste tu web - el año actual.
La mía ha quedado así:
© Ale Zenteno 2016- 2018
Para agregar el símbolo de copyright en una Mac:
alt + c = ©
Por favor nota que esto no equivale a un registro de marca.
Recapitulando:
Si como yo no estás familiarizada con estos temas, darte a la tarea de lidiar con esto te tomará un buen día de sudor y tirones de pelo de desesperación.
Sin embargo, vale mucho la pena dedicar lo que sea necesario a esta cuestión pues las multas por el incumplimiento del GDPR, por ejemplo, pueden llegar a los 20 millones de EUR. No te lo digo para traumarte, esto está pensado para grandes corporaciones, pero lo cierto es que los pequeños y autónomos no quedamos exentos a la ley.
Así que no quiero que las multas ocupen tu pensamiento en un día regular, pero sí que te sirvan de suficiente estímulo para darte a la tarea de resolver las legalidades de tu web.
Recuerda que siempre que seas trasparente y correcta con el tratamiento que das a los datos personales, y que tengas control sobre la calidad de proveedores con quien compartes esta información, estarás bien encaminada.
Finalmente, vuelvo a recordarte que la mejor practica será revisar cualquier asunto legal de tu negocio con un profesional especializado, pero prefiero que de momento tomes acción en algunos de los puntos que te comparto en este artículo a que no tengas naaaaada al respecto en tu web.
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Te mando un fuerte abrazo,
nos encontramos muy pronto
y recuerda:
